人材派遣会社との面接関係のやり取りは、近年はメールが非常に多くなりました。
これは決して人材派遣会社だけではなく、ビジネスにおける様々なやり取りにメールがとても多く用いられるようになっているのです。
この傾向を考えれば、メールを使用して面接関係のやり取りをすることは、ビジネスマナーの上でも決して失礼なことではありません。
場合によっては、就活サイトや派遣登録サイトなどの外部サイト内にあるメールフォームを使用してのやり取りをすることもあるでしょう。
はじめの面接はむしろこのサイトのメール機能を使用する場合も多いです。
ただし、人材派遣会社が電話を使用して連絡をしてきた場合は、事情が少し変わってくると思いましょう。
基本的には、相手先の企業のやり方に合わせて連絡をするのがマナーです。
合否やスケジュールなど、重要な部分のやり取りはメールではなく、電話という企業は少なくありません。
そういった場合は、相手先のやり方に合わせるのがおすすめです。
適切な言葉遣いが出来るように心がけよう
メール機能を使用して、人材派遣会社とやり取りをする場合は、正しい言葉遣いが出来るようにしてください。
相手のメールの書き方にもよりますが、丁寧でマナーにのっとった書き方が出来るようにしましょう。
相手先によってはフランクな言葉遣いをしてくる担当者もいると思いますが、もちろんこちらは面接のために時間を割いてもらう立場なので、そういった言葉遣いをしてはいけません。
外部サイト内のメールフォームを利用した場合や、ショートメール機能を使用した場合などは、宛名や時候の挨拶などは省略していくパターンもあります。
それも相手に合わせて、社会人としてのマナーを守って行えるようにしましょう。
また、書き文字と話言葉は敬語表現が違ってくる場合もあります。
「貴社」と「御社」は有名な例ですね。
これらの使用分けが正しくできないから不採用になってしまうというケースはそう多くはありませんが、正しく出来ていることであなたの評価をアップさせることは可能です。
スムーズなやり取りが出来るようにしておこう
人材派遣会社の登録面接や、派遣先との面接など、派遣社員として働く際には、いくつかの面接の機会があるでしょう。
それぞれの内容や役割は、企業や場合によって異なります。
面接の雰囲気や時間も差がありますが、ひとつひとつの面接はとても大切なものだと思って臨みましょう。
スケジュールを調整してくれるのは、大抵の場合はあなたが登録することになる人材派遣会社の担当スタッフです。
そのため、予定調節のメールは出来るだけ早く、スムーズに返せるようにしてください。
電話の場合は基本的には人材派遣会社の営業時間内に連絡をするのがマナーですが、メールの場合はそうではありません。
基本的にいつでもチェックできるものですから、極端なことを言えば、深夜時間帯に送信してもマナー違反ではないのです。
しかしそうは言っても、時間の感覚は個人によって違うことも多いので、遅い時間のメール連絡には「夜分に失礼致します」と一言添えられるようにしておきましょう。
日程調整はいくつか候補を出しておこう
人材派遣会社との面接日程を調整する際は、メール本文で候補日を出すことがあるでしょう。
双方の都合を調整するものなので、候補の日付や時間帯はひとつではなく、複数を提示して確認しやすくしておくのがおすすめです。
人材派遣会社サイドが複数の日程を提示してきた場合も同様で、都合がつく日程をすべてピックアップして伝えるようにしましょう。
その中から、最も都合が良い日程を、面接を実施する企業の担当者が出してくれます。
面接後に予定が入っている場合は、面接にかかる目安の時間を担当者に確認しておくようにしましょう。
持ち物や服装も、指定がなければ事前にメールで確認しておくのが無難です。
これは、人材派遣会社への登録面接でも同様ですが、特に派遣先との面接の際も注意するようにしてください。
スケジュールの調整自体は、派遣会社のスタッフが行ってくれる場合がほとんどですが、相手先の事情などをより細かく知りたいときは、その旨も合わせて確認しておきましょう。
派遣先との面接では、人材派遣会社のスタッフはあなたの心強い味方です。面接における注意点や、企業における留意点を知りたいときも、失礼がない程度にメールで確認しておくと良いでしょう。
（まとめ）人材派遣会社の面接確認はメールでも良い？
1.面接先の方法に合わせて対応しよう
人材派遣会社との面接連絡は、メールを使用しても問題ありません。
外部サイト内でのやり取りもあるでしょう。
ただし、相手先が電話を使用してきた場合は、同様の方法でやり取りをするのがおすすめです。
2.適切な言葉遣いが出来るように心がけよう
人材派遣会社とのやり取りにおいて、メールを使用する場合は、状況に応じた正しい言葉遣いが出来るようにしておきましょう。
書き言葉と話し言葉の敬語表現の違いなども使い分けられるようにしておくのがおすすめです。
3.スムーズなやり取りが出来るようにしておこう
人材派遣会社との各種確認メールは、出来るだけ迅速に返せるようにしましょう。
電話の場合は基本的に営業時間内に、メールは深夜でも送って構いませんが、一言お詫びを入れておくのがベストです。
4.日程調整はいくつか候補を出しておこう
人材派遣会社との面接日程は、いくつか候補日を出してメールするようにしましょう。
無効から提示された日程も、可能なものがあればすべてピックアップして送信するようにしてください。
著者情報
 | プロフィール：佐藤 義弘 転職者の悩みに答える情報を発信している人事コンサルタント。様々な企業の人事の悩みに答えている。 |